Claves para que los acuerdos puedan probarse

Hoy en día prácticamente todo se documenta. En nuestro mundo digital la mayor parte de las veces, como mínimo, tenemos un intercambio de correos electrónicos o de mensajes de WhatsApp. Es poco frecuente que se cierre un acuerdo exclusivamente de forma verbal y con un apretón de manos, como hace muchos años sucedía.

Es cierto que no siempre se emplea un contrato formal, es decir, por escrito y con la firma de ambas partes, aunque el acceso a Internet facilita mucho contar con algún formulario para según qué cosas. Nosotras no recomendamos utilizar formularios cuando exista riesgo de que puedan estar desactualizados, no procedan de una fuente fiable o el asunto requiera consejo experto.

Que no exista un documento no significa que no haya nacido una obligación entre las partes, pues la mayoría de los contratos pueden hacerse de forma verbal y la forma escrita es necesaria para probar su existencia si el otro lo niega o incumple su parte. Pero no todo vale. Algunos negocios requieren determinadas formalidades para existir.

Parece una cuestión de menor importancia, pero es esencial, así que vamos a dar algunas claves que deben tenerse muy presentes:

1. Para cualquier compra que tenga cierto valor, implique garantía o que puedas disponer de un tiempo para cambios y devoluciones es imprescindible conservar el tique, la prueba de compra online o la factura. Ahora bien, si vas a hacer alguna compra rápida y de poco importe, de un producto que no lleva garantía y que según pagas te llevas contigo, no tiene mayor importancia documentar la operación. Si te dan tique bien, pero si no, el riesgo que asumes es menor.

2.Si encargas una obra o un servicio (por ejemplo una reparación, un tratamiento dental, un proyecto a un arquitecto, etc.) es importante que exista un contrato o como mínimo un presupuesto u hoja de encargo debidamente firmado de donde se deduzcan con claridad los datos de ambas partes, el trabajo a realizar, el importe a abonar y el plazo de ejecución. Por supuesto, de cada pago realizado hay que guardar la factura. No firmes nada hasta que no tengas claro que quieres hacer el encargo y comprendas bien lo que estás firmando. Trabajar con un profesional que no quiere poner nada por escrito, pide pagos en metálico y no te da una factura es muy arriesgado y desaconsejable.

3. Siempre que vayas a prestar dinero, debes hacer un contrato de préstamo y el que recibe el dinero cumplimentar el modelo 600 de hacienda dentro de los 30 días hábiles siguientes. No hay una cantidad mínima para hacerlo y cuando la operación no lleva contraprestación esta exenta de tributación, aunque igualmente debe presentarse. No hacerlo así podría implicar que Hacienda entendiera que existe una donación y exponerte a sanciones. A pesar de esto, cuando son cantidades pequeñas es frecuente que el préstamo se haga a través de bizum o por transferencia sin mayores formalidades ¿es correcto? Desde un punto de vista estrictamente fiscal ya hemos dicho que no pero, a efectos de poder reclamar la devolución del dinero, como mínimo, hay que poner en el asunto que se trata de un préstamo con sus condiciones cuando las haya, porque de otro modo será muy difícil poder reclamarlo.

4. Algunos contratos requieren formalidades especiales y no respetarlas supone que no es válida la operación. Por ejemplo, no es válida la donación de un bien inmueble (un piso, un terreno...) a no ser que se haga en escritura pública ante notario. Otro ejemplo de formalidad esencial es el testamento ológrafo, que no tendrá ningún valor si no es de puño y letra del testador, conteniendo además una serie de requisitos mínimos para que luego pueda ser protocolizado. Por tanto, no todo vale y es imprescindible estar bien asesorado.

5. Las operaciones de cuantía importante siempre deben consultarse previamente con un abogado para que se formalicen de forma correcta todos los detalles necesarios y sin cometer errores. Si hay dos partes con intereses contrapuestos es recomendable que cada parte cuente con su propio asesoramiento para evitar que el otro le presente a firmar un documento de apariencia legal pero que puede estar perjudicándole en algunos aspectos. Una vez firmado un contrato anularlo no resulta sencillo, puesto que hay que alegar la existencia de algún vicio y, si la otra parte no está de acuerdo, acudir al Juez para que lo anule, con resultado incierto en muchas ocasiones.

6. Documentar adecuadamente una operación no vale de nada si después perdemos el documento, cosa mucho más frecuente de lo que cabe pensar. ¿Qué podemos hacer? Hay que archivar correctamente los documentos importantes. Y además, es recomendable digitalizarlos, bien sea escaneándolos o haciendo fotografías con suficiente calidad y nitidez, por si los documentos en papel llegaran a estropearse o perderse.

Hoy en día tenemos acceso a muchísima información y contamos con teléfonos desde los que podemos intercambiar mensajes y hacer fotografías, vídeos, audios... Contar con pruebas resulta cada vez más sencillo. Por eso hay que extremar las precauciones, no solo para conservar pruebas de lo que hacen los demás, sino para actuar correctamente, ya que de no ser así alguien habrá que pueda demostrarlo...

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